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Politique de confidentialité

Sommaire

La protection des renseignements personnels est importante pour l’Association canadienne de la construction (ACC). L’ACC s’engage à préserver l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels conformément à la législation en vigueur. La présente politique de confidentialité de l’ACC est une déclaration de principes et de lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels de nos clients, de nos prestataires de services et d’autres personnes (« vous »). Toute question concernant cette politique peut être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, Mary Van Buren, présidente de l’ACC, en composant le 613-236-9455, poste 101.

Nos employés jouent un rôle important dans la protection des renseignements personnels. Nos employés sont tenus de respecter cette politique et de prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre tout accès non autorisé.

Consentement

En soumettant des renseignements personnels à l’ACC, vous acceptez que nous puissions collecter, utiliser et divulguer ces renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez à tout moment refuser ou retirer votre consentement à certaines des finalités identifiées en contactant la responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACC. Si vous refusez ou retirez votre consentement, l’ACC pourrait ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services, programmes ou renseignements qui pourraient vous être utiles. Si vous fournissez à l’ACC les renseignements personnels d’une autre personne, vous déclarez que vous avez toute l’autorité nécessaire ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour permettre à l’ACC de collecter, d’utiliser et de divulguer ces renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité.

Collecte de renseignements personnels

Renseignement personnel — Le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement au sujet d’une personne identifiable ou toute information qui permet d’identifier une personne. Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » les renseignements concernant une personne identifiable, telles que définies périodiquement dans la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. D’une manière générale, les renseignements personnels ne comprennent pas ce qui est considéré comme des coordonnées professionnelles figurant généralement sur une carte de visite (c’est-à-dire le nom, le titre, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de télécopieur professionnel, l’adresse courriel professionnelle, etc.).

Bien que l’ACC traite couramment avec d’autres entreprises et que, dans ce cas, elle ne recueille pas de renseignements personnels, elle traite également avec des clients individuels. Nous recueillons les renseignements personnels de nos clients individuels dans le cadre de la gestion des services suivants :

Inscription aux conférences/réunions de l’ACC
Soutien technique pour les documents de construction électroniques de l’ACC

Lorsque des clients individuels s’inscrivent à des conférences/réunions de l’ACC, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants :

le nom;
les noms des membres de la famille, s’ils participent à la conférence/réunion;
l’adresse du domicile, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur;
l’adresse courriel;
les exigences diététiques; et
les données de carte de crédit.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis par l’ACC sont utilisés aux fins suivantes :

pour communiquer avec la personne afin de lui donner des instructions;
pour émettre des factures, gérer les comptes, recueillir et traiter les paiements;
pour envoyer la confirmation d’inscription à la conférence/réunion de l’ACC;
pour planifier et organiser ses besoins lorsque cette personne participe à une conférence/réunion de l’ACC;
pour développer, améliorer, commercialiser, vendre ou fournir d’une autre manière les produits et services de l’ACC;
pour vous inscrire à notre liste de diffusion de bulletins de l’ACC et aux avis d’événements;
pour se conformer à toute exigence ou disposition légale ou réglementaire;
pour toute autre fin à laquelle vous consentez.

Nous ne recueillons des renseignements personnels que directement auprès de la personne concernée, sauf si nous avons le consentement de la personne concernée pour recueillir des renseignements auprès d’autres sources ou si la loi nous autorise à recueillir ces renseignements sans le consentement de la personne concernée.

Nous utilisons les renseignements personnels d’un individu strictement aux fins décrites ci-dessus. Si nous devons utiliser les renseignements personnels à d’autres fins, nous contacterons la personne concernée et obtiendrons son consentement avant de procéder à cette utilisation.

Divulgation des renseignements personnels

De temps à autre, l’ACC peut divulguer vos renseignements personnels :

aux prestataires de services, y compris une organisation ou une personne engagée par l’ACC pour exécuter des fonctions en son nom, telles que les services de traiteur, de marketing, de traitement des données, d’impression, de publipostage, de gestion des documents et de services de bureau;
à une organisation ou une personne engagée par l’ACC pour recouvrer les créances impayées sur un compte;
à une institution financière, sur une base confidentielle et uniquement dans le cadre de la négociation du paiement d’un compte auquel vous avez consenti; et
à un ou plusieurs tiers, lorsque vous consentez à cette divulgation ou lorsque la loi l’exige ou l’autorise.

Lorsque nous divulguons vos renseignements personnels à des tiers, nous exigeons de ces derniers qu’ils respectent les niveaux de confidentialité et de sécurité, en plus d’obtenir de ces tiers qu’ils déclarent mettre en œuvre leur propre politique en matière de protection des renseignements personnels.

Toute personne a le droit de retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels. Cependant, si une personne le fait, cela peut affecter sa capacité à participer à des programmes ou à recevoir des services fournis par l’ACC. Si une personne souhaite retirer son consentement ou si elle a des questions à ce sujet, elle peut contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Les coordonnées professionnelles ne sont pas protégées par cette politique. Ce type d’information n’est pas considéré comme un renseignement personnel et peut être collecté, utilisé et divulgué sans consentement.

Entreposage des renseignements personnels

L’ACC a mis en place des garanties appropriées pour protéger les renseignements personnels. L’ACC prend toutes les précautions raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégées contre la perte, l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Parmi les mesures prises pour protéger vos renseignements personnels, citons :

la sécurité des locaux;
un accès restreint aux renseignements personnels dans les dossiers;
des mesures de protection technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feux pour empêcher le piratage ou l’accès non autorisé aux ordinateurs;
des politiques internes en matière de mots de passe et de sécurité;
la formation adéquate des employés de l’ACC en matière de protection des renseignements personnels.

Exactitude des renseignements personnels

Nous nous efforçons de maintenir les renseignements personnels aussi exactes que possible et les individus peuvent nous aider en nous fournissant des renseignements mis à jour si nécessaire. Les renseignements peuvent être mis à jour en contactant la présidente et responsable de la protection des renseignements personnels de l’ACC, Mary Van Buren.

Conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Il peut s’agir de conserver les renseignements après la fin d’un service ou d’un programme afin de résoudre tout problème ou toute préoccupation qui pourrait survenir. Nous sommes également tenus par la loi de conserver certains dossiers pendant une durée déterminée. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires à une fin définie, ils sont détruits en toute sécurité ou anonymisés.

Accès

Les personnes ont le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à leur sujet. Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels en adressant une demande à notre responsable de la protection des renseignements personnels. La responsable fournira les formulaires et l’assistance nécessaires pour faire la demande et obtenir les renseignements. Si vous estimez que certains renseignements personnels sont incorrects, vous pouvez demander à ce qu’ils soient corrigés.

L’ACC peut facturer à un particulier des frais minimes pour répondre à une demande d’accès. Si nous décidons qu’une redevance est appropriée, nous vous fournirons un devis écrit avant de vous accorder l’accès. Toute question relative à l’estimation des frais doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsabilité

Nous mettons tout en œuvre pour protéger vos renseignements personnels. Si une personne a des inquiétudes, elle peut contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous espérons que l’agent sera en mesure de résoudre les problèmes éventuels. Si les problèmes ne sont pas résolus, la responsable peut fournir de l’information sur la manière de déposer une plainte officielle.

Demandes d’emploi

Si vous postulez à un emploi à l’ACC, nous aurons besoin de vos renseignements personnels dans le cadre de notre processus d’évaluation. Nous conservons normalement les renseignements fournis par les candidats après qu’une décision a été prise, à moins que vous ne nous demandiez de ne pas les conserver. Si nous vous offrons un emploi et que vous l’acceptez, les renseignements seront conservés conformément à nos procédures de confidentialité pour les dossiers des employés.

Site Web

Le site Web de l’ACC peut contenir des liens vers d’autres sites, qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité.

Sur notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller les schémas de trafic, l’utilisation du site et les renseignements connexes afin d’optimiser notre service Web. Nous pouvons fournir des renseignements agrégés à des tiers, mais ces statistiques ne contiennent aucun renseignement personnel identifiable.

Nous utilisons des témoins (cookies) sur notre site Web, qui sont de petits fichiers contenant des informations sur votre visite sur notre site Web, ce qui vous permet de naviguer plus facilement sur le site. Nous utilisons Google Analysis et Feathr, qui utilisent des témoins et des balises Web pour mémoriser des renseignements non personnalisés sur les utilisations qui ont accédé au site Web, et sur ce qu’un utilisateur a fait sur d’autres pages du site Web, ou lors de visites précédentes sur le site Web.

Modification de la présente politique de confidentialité

L’ACC réexaminera et révisera de temps à autre ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et la présente politique de confidentialité. En cas de modification, un avis approprié sera publié sur le site Web de l’ACC.

Violation des mesures de sécurité

Les employés doivent signaler les violations réelles ou présumées de la sécurité des renseignements personnels

Tout employé de l’ACC qui a connaissance d’une éventuelle perte, d’un accès non autorisé ou d’une divulgation non autorisée de renseignements personnels résultant d’une violation des mesures de sécurité de l’ACC doit immédiatement informer la responsable de la protection des renseignements personnels d’une violation potentielle.

Endiguer les brèches et prévenir les futures brèches

La responsable de la protection des renseignements personnels prend des mesures immédiates pour déterminer la source de la violation de la sécurité et prend toutes les mesures raisonnables pour contenir la violation et empêcher d’autres violations.

Déterminer s’il existe un risque réel de préjudice important

Si la responsable de la protection des renseignements personnels a connaissance d’une violation potentielle de la sécurité des renseignements personnels, elle détermine s’il est raisonnable de penser qu’il existe un risque réel de préjudice important causé par la violation, y compris un préjudice corporel, une humiliation, une atteinte à la réputation ou aux relations, une perte d’emploi, d’opportunités commerciales ou professionnelles, une perte financière, une usurpation d’identité ou un dommage ou une perte de biens. Pour déterminer s’il existe un risque réel de préjudice important, la responsable de la protection des renseignements personnels prend en considération des facteurs tels que la sensibilité des renseignements personnels et la probabilité d’une utilisation abusive de ces renseignements.

Signaler des brèches

Si la responsable de la protection des renseignements personnels a déterminé qu’il existe une violation de la sécurité des renseignements personnels qui entraînerait raisonnablement un risque réel de préjudice important, les mesures suivantes doivent être prises :

La responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de coordonner la réponse à la violation et de veiller à ce que toutes les mesures raisonnables soient prises pour y remédier.
La responsable de la protection des renseignements personnels signale la brèche au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sous la forme et selon les modalités prescrites, dès que possible. L’ACC soumettra également toute nouvelle information dont l’agence aura eu connaissance après avoir fait la déclaration.
La responsable de la protection des renseignements personnels signale la brèche à toute personne concernée, sous la forme et selon les modalités prescrites, dans les meilleurs délais.
L’ACC se conformera dans toute la mesure du possible et en temps utile à toute demande, ordonnance ou autre instruction du Commissaire à la protection de la vie privée afin de répondre à la brèche de sécurité et d’y remédier.
L’ACC conservera des enregistrements de toute violation des garanties de sécurité pendant au moins 24 mois après la brèche, et fournira au Commissaire à la protection de la vie privée l’accès ou une copie d’un enregistrement d’une brèche à la demande du Commissaire à la protection de la vie privée.

Contenu du rapport

Tout rapport soumis au Commissaire à la protection de la vie privée contiendra :

une description des circonstances de la violation et de sa cause, si elle est connue;
la date à laquelle ou la période pendant laquelle la violation a eu lieu ou, si aucune des deux n’est connue, la période approximative;
une description des renseignements personnels faisant l’objet de la violation, dans la mesure où cette information est connue;
le nombre de personnes touchées par la violation ou, s’il n’est pas connu, le nombre approximatif;
une description des mesures prises par l’organisation pour réduire le risque de préjudice pour les personnes concernées qui pourrait résulter de la violation ou pour atténuer ce préjudice;
une description des mesures que l’organisation a prises ou a l’intention de prendre pour informer les personnes concernées de la violation;
toute autre information requise par la loi; et
le nom et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels qui répondra aux questions du Commissaire à la protection de la vie privée concernant la violation.

Avis aux personnes concernées

La responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de veiller à ce que toutes les personnes pour lesquelles la violation crée un risque réel de préjudice important soient informées dans les meilleurs délais, sous réserve des restrictions légales, sous une forme de communication qu’une personne raisonnable considérerait comme appropriée dans les circonstances. Les notifications contiennent des renseignements suffisants pour permettre à la personne de comprendre l’importance de la violation pour elle, y compris :

une description des circonstances de la violation;
la date à laquelle ou la période pendant laquelle la violation a eu lieu ou, si aucune des deux n’est connue, la période approximative;
une description des renseignements personnels faisant l’objet de la violation, dans la mesure où cette information est connue;
une description des mesures prises par l’organisation pour réduire le risque de préjudice qui pourrait résulter de la violation;
une description des mesures que les personnes concernées pourraient prendre pour réduire le risque de préjudice qui pourrait résulter de la violation ou pour atténuer ce préjudice;
les coordonnées que la personne concernée peut utiliser pour obtenir de plus amples renseignements sur la violation; et
toute autre information requise par la loi.

L’avis doit être bien visible et remis directement ou indirectement à la personne visée dans la forme et selon les modalités prescrites par la loi, en fonction de la situation.

Outre les personnes concernées par la violation, l’ACC peut informer d’autres parties de la violation ou divulguer des renseignements personnels relatifs à la violation, sous réserve des lignes directrices suivantes :

L’ACC informera d’autres organisations, institutions gouvernementales ou parties d’institutions gouvernementales si l’ACC estime que cela peut réduire ou atténuer le préjudice causé par la violation.
L’ACC peut divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne visée et sans son consentement dans les cas suivants :
La divulgation est faite à l’autre organisation, à l’institution gouvernementale ou à la partie d’une institution gouvernementale qui a été notifiée dans le cadre de la violation; et
La divulgation est faite uniquement dans le but de réduire le risque de préjudice pour la personne qui pourrait résulter de la violation ou d’atténuer ce préjudice.

Droits des utilisateurs de l’Union européenne

Si vous utilisez notre site à partir de l’Union européenne, vous avez le droit, entre autres :

d’accéder à vos données personnelles;
de garantir l’exactitude de vos données à caractère personnel;
de nous demander de supprimer vos renseignements personnels dans certaines circonstances;
de restreindre le traitement ultérieur de vos renseignements personnels dans certaines circonstances;
de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels;
de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle en cas d’utilisation abusive des données;
de faire transférer vos données à un autre responsable du traitement des données.

Vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos renseignements personnels en adressant une notification écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Coordonnées

L’ACC a nommé Mary Van Buren, présidente de l’ACC à notre bureau d’Ottawa, en tant que responsable de la protection des renseignements personnels, afin de veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en la matière. Pour plus d’information sur les pratiques de l’ACC en matière de protection des renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Association canadienne de la construction
Responsable de la protection des renseignements personnels
300-250, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1P 6M1
Courriel : Mary Van Buren
Tél. : 613-236-9455 poste 101